Стандартизируйте процесс до его автоматизации
Оригинальное название: Standardise your process before automating it
Статья посвящена рискам преждевременной автоматизации в техническом обслуживании и других бизнес-процессах. Автор признаёт, что CMMS, машинное обучение и средства мониторинга состояния способны сократить рутинную работу и повысить эффективность, однако подчёркивает: автоматизировать следует только заранее выстроенный, эффективный и повторяемый процесс. Иначе организация закрепляет хаос, потери и ошибки в автоматизированной форме, а исправление последствий обходится дороже и сложнее.
Авторы начинают с того, что многие задачи уже автоматизированы, и предлагают представить ручной сбор и обработку данных из разных зон предприятия. Такая работа была бы крайне трудоёмкой и воспринималась бы как потеря времени, хотя выполнять её всё равно необходимо. Поэтому автоматизация стала значимым фактором для бизнеса: она позволяет устранять простые повторяющиеся операции и высвобождать ресурсы для более ценной работы.
В статье говорится, что отрасль технического обслуживания уже получает выгоды от разных видов автоматизации. Инвестиции в современную CMMS дают возможность автоматизировать сбор, хранение и анализ данных, повышая их точность и одновременно снижая затраты. Машинное обучение помогает понимать тенденции и интервалы отказов оборудования, что облегчает автоматизированное планирование обслуживания и повышает эффективность управления запасами. Средства мониторинга состояния автоматически выявляют сигналы, предупреждающие о приближающемся отказе.
Однако материал подчёркивает основную проблему: внедряя автоматизированные решения, отрасли нередко пренебрегают базовыми процессами, на которых эти решения строятся. В результате организации автоматизируют неэффективные или нерезультативные способы работы. Автор называет это «преждевременной автоматизацией» — применением автоматизированных решений к процессам, которые ещё не были упрощены или стандартизированы.
Автоматизация, по мнению автора, не является волшебной палочкой и сама по себе не оптимизирует деятельность организации. Сравнение в статье — установка реактивного двигателя на велосипед: мощность есть, но основание к ней не готово. Если автоматизировать хаотичный, неэффективный или расточительный процесс, то автоматизация закрепит неэффективность и потери, а ожидаемого результата не даст.
Отсутствие стандартизации также увеличивает риск ошибок. Каждый случай выполнения процесса может происходить по-разному, поэтому результаты становятся непоследовательными и непредсказуемыми. В долгосрочной перспективе это способно привести к более высоким затратам: исправлять ошибки после автоматизации дороже и сложнее, чем устранить их в ручном процессе.
Перед автоматизацией процесс должен быть упрощён, очищен от большей части потерь, а также стать повторяемым и надёжным. Если его каждый раз выполняют немного иначе, стандартизировать и автоматизировать его нельзя. Авторы указывают, что успешной автоматизации почти всегда предшествует тщательная стандартизация, поскольку она снижает сложность, с которой должна работать автоматизация, и делает интеграцию автоматизированных систем более плавной и действенной.
Отдельной причиной неверной последовательности действий автор считает влияние поставщиков программного обеспечения, которые предлагают привлекательные сервисы и «серебряные пули», обещая большие выгоды от автоматизации и новых технологий. Но такие решения могут не сработать вовсе; а если и работают, то не достигают наилучшего возможного результата без прочной процессной основы. Предпочтительный порядок действий — сначала сформировать чётко определённый, результативный, эффективный и повторяемый процесс, а затем автоматизировать его.
Первым шагом к стандартизации названа подготовка команды. Сотрудники должны понимать, как повышать эффективность процессов, устранять потери в ежедневном техническом обслуживании с помощью более качественного планирования и составления графиков, а также применять принципы эффективного профилактического обслуживания. Важно выявлять и исключать PM, которые не создают ценности. Кроме того, команда должна уметь работать с bad actors и внедрять устранение дефектов, чтобы не заниматься постоянным повторным ремонтом, а устранять проблему навсегда.
В заключении автор вновь отмечает, что автоматизация особенно полезна для технического обслуживания: она убирает повторяющиеся задачи, освобождает ресурсы и может применяться через CMMS, машинное обучение и устройства мониторинга состояния. Но её результативность зависит от того, был ли до внедрения создан надёжный процесс. Сначала необходимо обучить команду повышению эффективности и устранению потерь, выстроить устойчивые процессы профилактического обслуживания и устранения дефектов — и только после этого переходить к автоматизации.